Travailler en silo : enjeux et conséquences sur l’efficacité de votre organisation

Introduction

Travailler en silo signifie que les différents services ou départements d’une organisation fonctionnent de manière isolée. Ce mode de fonctionnement a ses avantages, mais aussi plusieurs défauts, dont une inefficacité de la communication et de la collaboration. Vous voulez améliorer la collaboration de vos salariés au sein de votre entreprise ? Découvrez les mécanismes du travail en silo et appréhendez plus facilement les dynamiques au sein de votre équipe.

Travailler en silo : causes et manifestations

Travailler en silo reflète un mode d’organisation dans une entreprise où chaque département ou service travaille de manière isolée, sans interaction significative les uns avec les autres. Le terme « silo » fait référence à l’image d’un cylindre fermé. Il illustre un manque de connexion avec le reste de l’organisation. Chaque silo se concentre en effet sur ses propres objectifs et priorités, souvent au détriment de l’harmonie, de la synergie et de l’efficacité globales de l’entreprise.

Ce mode de fonctionnement est souvent associé à un système pyramidal ou à un style de management directif. Le travail en silo a un impact important sur l’organisation et l’aspect opérationnel d’une entreprise. Plusieurs volets peuvent être touchés, comme l’organisation globale, la gestion des projets, la communication interne, voire le climat social au sein de l’entreprise.

Quelles sont les manifestations possibles du travail en silo ?

Plusieurs types de cloisonnements peuvent refléter le travail en silo au sein d’une entreprise :

• Un cloisonnement par services: 
  Il s’agit de la forme la plus courante du travail en silo. Les différentes unités de l’entreprise travaillent de manière autonome, à l’exemple des départements du marketing, des ventes et du service client, qui fonctionnent de manière indépendante, avec peu de communication ou de collaboration entre eux. Il en résulte généralement des objectifs divergents avec à la clé des tensions entre services.
• Les silos géographiques : 
  Les équipes ou les départements de l’entreprise peuvent évoluer dans des lieux géographiques différents. L’existence de ces bureaux distants, des filiales dans différentes régions ou dans plusieurs pays peut se traduire par des différences de fuseaux horaires, de langue et de culture qui accentuent le manque de communication et de collaboration.
• Un cloisonnement hiérarchique :
  La structure hiérarchique d’une entreprise peut également créer des silos lorsque les informations et les décisions circulent principalement du haut vers le bas. L’insuffisance d’interactions et de partages d’informations nuit alors à une bonne communication et à une coopération entre les différents niveaux de l’organisation.
• Le cloisonnement de l’information :
  Cette situation reflète un défaut de partage et de gestion des informations entre les différents départements ou niveaux de l’entreprise. Chaque unité stocke et pilote les informations selon ses besoins et la rend difficile d’accès aux autres équipes.

L’utilisation de différents logiciels et systèmes informatiques incompatibles entre les différents départements d’une organisation est à l’origine des silos technologiques. La collaboration entre les différents services peut alors devenir complexe.

Comment une organisation en arrive-t-elle à travailler en silo ?

Des structures hiérarchiques rigides, souvent présentes dans les grandes entreprises, peuvent conduire à un fonctionnement en vase clos des services, chacun se concentrant sur ses propres objectifs sans se soucier des autres. L’absence d’une vision globale, d’une planification stratégique et d’objectifs communs promus par les dirigeants peut aussi inciter chaque unité à se replier sur ses propres priorités. Sans une direction claire, les équipes risquent de se concentrer uniquement sur leurs tâches immédiates, perdant de vue l’objectif global de l’entreprise.

Lorsque la collaboration et le partage d’informations ne sont pas encouragés, voire découragés au profit d’une compétition interne, le travail en silo est aussi susceptible de s’installer. L’absence de canaux de communication efficaces entre les départements et le manque de processus transversaux contribuent également à cet isolement des équipes. L’absence d’outils technologiques favorisant la communication et le partage d’informations entre les équipes peut aggraver le travail en silo.

La préférence pour un travail dans un environnement familier et la réticence à partager l’information peuvent aussi expliquer le travail en silo. La peur de perdre le contrôle de son travail ou de voir ses compétences dévalorisées pousse certains collaborateurs à retenir l’information. De plus, un manque de leadership qui devrait encourager la collaboration peut amener les employés à se concentrer sur leurs tâches individuelles plutôt que de collaborer.

Quelles sont les conséquences du travail en silo ?

Travailler en silo génère des répercussions sur les performances globales d’une entreprise. Même s’il est parfois nécessaire, ce mode de fonction crée d’abord plusieurs effets néfastes pour les organisations :

• le manque de communication et de coordination entre les équipes ou les services se répercute par une diminution de la productivité. Travailler en silo peut en effet entraîner des doublons, des retards et une utilisation inefficace des ressources. Le partage d’idées étant restreint, l’entreprise peut aussi devenir moins agile et avoir des difficultés à s’adapter aux évolutions du marché ;
• le cloisonnement entre services est aussi susceptible de nuire à la fluidité du parcours client. Les clients peuvent en effet être confrontés à un manque de cohérence et à des difficultés à obtenir des réponses rapides à leurs problèmes. Cette perte d’efficacité peut aussi se refléter à travers l’absence d’une vision globale empêchant l’optimisation des processus et donc une perte de temps ;
• au lieu de collaborer pour le bien de l’entreprise, les départements se retrouvent en compétition, nuisant à la cohésion et à l’atteinte des objectifs communs. Le sentiment d’isolement et le manque de reconnaissance peuvent aussi démotiver les collaborateurs et même engendrer des conflits.

Travailler en silo présente aussi des avantages. Trouver un équilibre entre l’autonomie des équipes et la collaboration interservices est essentiel afin d’optimiser la performance globale de l’entreprise grâce à ce mode d’organisation :

• chaque équipe peut se concentrer sur son domaine d’expertise lors d’un travail en silo. Il peut en résulter une concentration et une spécialisation accrues ainsi qu’une plus grande efficacité dans l’accomplissement de tâches spécifiques ;
• les équipes peuvent aussi opérer de manière indépendante, favorisant la responsabilité et la gestion proactive des objectifs. Le travail en silo peut dans cette optique offrir une structure organisationnelle bien définie, dans laquelle les responsabilités et les rôles sont clairs pour tous ;
• en limitant les interactions, les équipes ont par ailleurs l’opportunité de se concentrer au maximum sur leurs tâches respectives, sans être interrompues par des informations non pertinentes. Dans des secteurs spécifiques comme l’industrie pharmaceutique ou bancaire par exemple, le travail en silo peut être nécessaire, car la sécurité et la standardisation des procédures dans chaque entité de l’organisation sont cruciales.

3 pistes pour décloisonner l’entreprise et favoriser la collaboration

Plusieurs exemples concrets peuvent traduire un mode de fonctionnement en silo et les conséquences négatives sur les qualités de service et la productivité d’une organisation. Dans une agence de communication par exemple, les créatifs, les marketers et les chargés de comptes peuvent travailler de manière cloisonnée. Les campagnes publicitaires sont susceptibles d’être moins efficaces, avec des délais de livraison non respectés.

Quelle que soit la vocation de votre entreprise, plusieurs solutions permettent de réduire le risque de travailler en silo : 

Développer la collaboration et l’intelligence collective :

Ce changement profond passe d’une culture individualiste à une culture de coopération. Les dirigeants doivent montrer l’exemple en collaborant activement avec les différents services et en valorisant les projets inter-équipes. Encourager la communication ouverte, le partage des connaissances et l’entraide est essentiel. La mise en place de systèmes de reconnaissance pour les comportements collaboratifs peut aussi motiver les employés à adopter ce type de comportement. Les managers, qui jouent un rôle clé dans les organisations, sont aussi incités à la promotion de la collaboration. Les former aux techniques de facilitation de groupe et à la résolution de conflits est alors important. Une vision claire et partagée de l’entreprise permet par ailleurs à chaque collaborateur de comprendre comment son travail contribue à l’objectif global et favorise ainsi le sentiment d’appartenance.

Améliorer la communication interne et le partage d’informations :

Une communication fluide et transparente est essentielle pour briser le cloisonnement. La mise en place de plateformes collaboratives, de réunions interservices régulières et l’utilisation d’outils digitaux adaptés, comme Asana ou Slack par exemple, peuvent rapidement améliorer la communication. La création d’espaces physiques dédiés à la collaboration et à l’échange permet aussi de faciliter les rencontres informelles et de favoriser les échanges d’idées.

Mettre en place un mode de management plus efficace :

Briser la hiérarchie pyramidale souvent associée au travail en silo est indispensable. Le management participatif favorise la prise d’initiative, l’intelligence collective et la responsabilisation des équipes. Le management transversal quant à lui encourage la coopération entre différents services et niveaux hiérarchiques. Constituer des équipes composées de membres de différents services pour travailler sur des projets spécifiques permet ainsi de favoriser la collaboration et de développer une vision globale. Des objectifs clairs et partagés (voir notre article sur les objectifs SMART) par tous les collaborateurs doivent être fixés de manière à aligner les efforts de chacun et à renforcer le sentiment d’appartenance à un projet commun.

Quels sont les avantages de travailler avec un consultant ?

L’expertise et le savoir-faire d’un prestataire externe apportent une plus-value aux entreprises souhaitant briser le travail en silo afin d’instaurer un mode de travail plus efficace. Un consultant spécialisé dans la transformation opérationnelle et organisationnelle possède une connaissance approfondie des stratégies et des meilleures pratiques pour décloisonner les entreprises. Sa vision externe et objective lui permet d’identifier les causes profondes amenant l’organisation à travailler en silo. Grâce à son regard neuf et impartial, il est en mesure d’identifier rapidement les sources du travail en silo, les processus inefficaces et les obstacles à une bonne collaboration. Un consultant peut aussi accélérer le processus de changement en apportant une méthodologie structurée et en mobilisant les équipes. Un professionnel externe apporte également divers conseils à travers la mise en place d’une approche structurée pour accompagner la transformation de l’entreprise. Il aide à élaborer un plan d’action précis et à mettre en place les outils et les processus nécessaires pour un changement efficace.

Conclusion 

Même s’il peut s’accompagner de certains avantages selon les entreprises, le travail en silo reste un mode d’organisation qui, la plupart du temps, nuit aux performances d’une entreprise. Fonctionner de manière cloisonnée entrave les performances et l’aspect opérationnel d’une organisation, limite la collaboration et la communication et freine l’innovation. Faire appel à un consultant pour briser le travail en silo permet non seulement de résoudre les problèmes immédiats, mais aussi de mettre en place une culture de collaboration durable pour renforcer l’efficacité et la compétitivité de l’entreprise à long terme.