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La communication est souvent un défi à cause de la taille des équipes de travail ou de la localisation des employés. Les mettre sur la même longueur d’onde peut donc être difficile. Le plus grave, c’est quand votre équipe n’arrive pas à communiquer efficacement, cela peut avoir des conséquences désastreuses pour vous et votre organisation.

Avec l’application des bonnes techniques de communication, vous serez en mesure de bénéficier de plusieurs avantages que ce soit au niveau de l’entreprise en général, les employés ou les gestionnaires. Les résultats des diagnostics effectués par nos analystes chez les PME québécoises ont démontré qu’un des plus gros problèmes que la plupart des gestionnaires essaient d’éviter est d’avoir une équipe qui ne communique pas ou ne communique pas efficacement.

Le principal but d’établir une communication efficace est l’optimisation. Cet aspect est perçu sur plusieurs niveaux. Chaque employé apporte sa compétence à l’objectif de l’entreprise et les différentes dimensions de vos projets s’ajustent naturellement. L’objectif est alors saisi dans sa globalité, la productivité s’accroît, les projets sont achevés dans les délais impartis, ce qui améliore la continuité des activités et fait monter les résultats rapidement.

Un autre avantage de la communication interne est visible au niveau de la communication externe. L’engagement et la confiance de vos employés les mènent à parler de l’entreprise, de ses valeurs et de sa mission positivement, ce qui vous permet d’avoir un outil important pour la communication externe de votre entreprise.

Quand communiquer?

La première base d’une communication au sein de l’entreprise est d’établir un plan annuel selon les objectifs et avec lequel vous serez en mesure d’amener vos employés à être plus impliqués. Un calendrier est mis en place pour identifier en avance et organiser le nombre et les dates des rencontres entre les différents départements de l’entreprise. Les communications quotidiennes ou hebdomadaires sont aussi importantes pour la motivation et l’implication des employés. Le plan annuel doit être respecté, mais il doit aussi être flexible et adapté aux changements externes ou internes.

Comment adapter son message en fonction de la personnalité de l’employé?

Comme dans le cas d’un plan marketing, il est important de connaitre la cible. Puisque dans l’entreprise chacun des employés effectue un rôle différent et possède une personnalité distincte, le gestionnaire doit segmenter les membres des équipes. Le but de cette étape est d’adapter le message le plus possible aux employés et de communiquer efficacement.

Quel est le message?

Après avoir déterminé l’objectif et la cible, il est important de définir et préciser le message que vous voulez transmettre. Par exemple, dans une communication au sujet d’un projet, il est important d’identifier le type d’information et le niveau de détail que vous allez transmettre. Il ne faut pas étouffer les employés avec une grande quantité d’informations.

Comment faire passer l’information?

Il existe plusieurs techniques de communication interne. Vous pouvez adopter ces outils selon vos moyens et selon le nombre d’employés. Par exemple, les rendez-vous directs, les courriels personnalisés et les réunions de groupe sont de bonnes pratiques pour communiquer dans les PME. Il est important que le chef de chaque équipe soit le premier vecteur de la communication.

Quelles sont les pratiques à privilégier pour établir la communication dans une entreprise?

Écouter et comprendre le message de l’autre;
Avoir un message clair et concis;
Faire un retour sur le message reçu;
Comprendre l’aspect non verbal.

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